Menulis surat dalam bahasa Inggris merupakan keterampilan yang sangat penting dalam era globalisasi saat ini. Kemampuan untuk membuat surat dalam bahasa internasional ini dapat memberikan keuntungan besar dalam berbagai aspek kehidupan, baik itu untuk keperluan bisnis, akademis, maupun pribadi. Dalam artikel ini, kami akan membahas cara menulis surat dalam bahasa Inggris dengan tepat dan efisien, sehingga Anda dapat mengungkapkan maksud Anda dengan jelas dan professional.
Dengan menguasai teknik penulisan surat yang baik, Anda dapat menciptakan kesan yang positif pada penerima surat. Hal ini sangat penting, terutama dalam komunikasi bisnis di mana kesalahan kecil dapat mempengaruhi reputasi dan profesionalisme Anda. Artikel ini akan membimbing Anda melalui langkah-langkah penting dalam menulis surat dalam bahasa Inggris, mulai dari pembukaan, isi, hingga penutupan surat. Simak terus untuk mendapatkan tips dan trik yang bermanfaat dalam menyusun surat yang efektif dan profesional.
Jenis-jenis Surat dalam Bahasa Inggris
Surat dalam bahasa Inggris memiliki berbagai tipe yang dapat digunakan untuk keperluan yang berbeda. Memahami jenis-jenis surat ini sangat penting untuk memastikan bahwa pesan Anda tersampaikan dengan tepat dan sesuai tujuan.
Jenis pertama adalah surat formal. Surat ini biasanya digunakan dalam konteks pekerjaan atau bisnis. Contohnya termasuk surat lamaran kerja, surat rekomendasi, dan surat permintaan resmi. Format dan bahasanya harus rapi dan sopan, serta mengikuti tata letak yang umum digunakan dalam surat bisnis.
Kemudian ada surat informal yang digunakan dalam situasi pribadi atau kasual. Surat ini ditulis kepada teman atau anggota keluarga dan lebih mengedepankan ekspresi pribadi. Gaya bahasa dalam surat informal dapat lebih santai dan tidak kaku.
Selanjutnya, dikenal juga surat semi-formal. Surat ini berada di antara surat formal dan informal. Biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja atau kenalan yang tidak terlalu akrab, namun tetap memerlukan nada yang agak resmi.
Selain itu, terdapat surat elektronik (email). Meski formatnya digital, email dapat bersifat formal, semi-formal, atau informal tergantung kepada siapa surat tersebut ditujukan. Email formal tetap memerlukan pengaturan yang baik, seperti menggunakan salam pembuka dan penutup yang sesuai.
Format Surat Resmi (Formal Letter)
Surat resmi dalam bahasa Inggris memiliki format yang jelas dan terstruktur. Format ini penting untuk menjaga profesionalisme dan kejelasan informasi yang ingin disampaikan.
Berikut ini adalah komponen-komponen utama dalam format surat resmi:
1. Heading (Kepala Surat)
Bagian ini mencakup alamat pengirim dan tanggal penulisan surat. Alamat pengirim biasanya ditempatkan di sudut kiri atas surat, diikuti dengan tanggal di bawahnya.
2. Inside Address (Alamat Penerima)
Bagian ini mencantumkan alamat lengkap penerima surat. Letakkan setelah tanggal, sedikit ke bawah dan ke kiri dari badan surat.
3. Salutation (Salam Pembuka)
Salam pembuka disusun dengan format yang sesuai dengan hubungan antara pengirim dan penerima. Contohnya, “Dear Mr. Smith,” atau “To Whom It May Concern,”.
4. Body (Isi Surat)
Isi surat dibagi ke dalam beberapa paragraf yang menjelaskan maksud penulisan surat secara terperinci. Paragraf pertama biasanya memperkenalkan tujuan surat, diikuti dengan informasi lebih lanjut di paragraf berikutnya.
5. Complimentary Close (Salam Penutup)
Salam penutup disertai dengan ucapan terima kasih atau harapan, misalnya “Sincerely,” atau “Best Regards,”. Salam penutup ditempatkan satu atau dua baris di bawah paragraf terakhir.
6. Signature (Tanda Tangan)
Tanda tangan pengirim, disertai dengan nama lengkap dan jabatan jika ada, ditulis di bawah salam penutup. Tanda tangan sebaiknya menggunakan tinta hitam atau biru.
Dengan mengikuti format yang benar, Anda dapat menyusun surat resmi dalam bahasa Inggris dengan profesional dan efektif.
Format Surat Tidak Resmi (Informal Letter)
Surat tidak resmi atau informal letter umumnya digunakan untuk berkomunikasi dengan teman, keluarga, atau kenalan dekat. Formatnya lebih fleksibel dibandingkan dengan surat resmi, namun tetap perlu diperhatikan beberapa elemen penting agar pesan dapat tersampaikan dengan baik.
Bagian pertama surat tidak resmi adalah alamat pengirim dan tanggal penulisan. Alamat pengirim biasanya ditulis di bagian pojok kanan atas surat, diikuti dengan tanggal di baris berikutnya. Contohnya:
123 Jalan Mawar
Jakarta, 12345
1 Januari 2023
Setelah itu, diikuti dengan sapaan pembuka atau greeting yang lebih santai, seperti “Dear” atau “Hello” diikuti dengan nama penerima. Contoh:
Dear John,
Hello Maria,
Bagian utama surat adalah isi atau body yang terdiri dari paragraf-paragraf yang menjelaskan maksud dan tujuan surat. Karena sifatnya tidak resmi, bahasa yang digunakan dapat lebih santai dan personal. Pastikan isi surat runtut dan jelas.
Bagian terakhir adalah penutup atau closing. Penutup sama pentingnya dengan bagian lain. Gunakan ungkapan penutup yang sesuai seperti “Best regards”, “Yours sincerely”, atau “Take care”. Jangan lupa menambahkan nama Anda di bawah penutup:
Best regards,
Andi
Bagian-bagian Surat dan Penjelasannya
Saat menulis surat dalam bahasa Inggris, terdapat beberapa bagian penting yang harus diperhatikan untuk memastikan surat tersebut tersusun dengan baik dan benar. Berikut ini adalah penjelasan mengenai bagian-bagian surat:
1. Heading: Bagian ini berisi alamat penulis dan tanggal penulisan surat. Alamat penulis biasanya ditulis di bagian atas surat, diikuti dengan tanggal penulisan di baris berikutnya.
2. Inside Address: Bagian ini mencantumkan alamat penerima surat. Penulisan alamat penerima dimulai beberapa baris di bawah tanggal, di sebelah kiri surat.
3. Salutation: Ini adalah sapaan atau salam pembuka kepada penerima surat. Gunakan frasa seperti “Dear Mr. Smith” atau “Dear Ms. Johnson” diikuti dengan tanda koma.
4. Body: Bagian ini merupakan isi utama surat yang terbagi dalam beberapa paragraf. Pada paragraf pertama, penulis sebaiknya memperkenalkan maksud dan tujuan penulisan surat. Paragraf-paragraf berikutnya menguraikan detail lebih lanjut mengenai topik yang dibahas.
5. Closing: Setelah isi surat, bagian penutup berisi kalimat-kalimat yang menyatakan harapan atau penegasan dari isi surat. Contohnya, “I look forward to your response.”
6. Complimentary Close: Ini adalah salam penutup yang singkat seperti “Sincerely” atau “Yours faithfully” yang diikuti dengan tanda koma.
7. Signature: Bagian akhir ini adalah tempat penulis menandatangani surat. Di bawah tanda tangan, nama penulis dituliskan kembali untuk memperjelas identitasnya.
Contoh Kalimat Pembuka dan Penutup Surat
Dalam menulis surat dalam bahasa Inggris, memilih kalimat pembuka yang tepat sangat penting untuk menciptakan kesan yang baik. Berikut beberapa contoh kalimat pembuka yang bisa digunakan:
Dear Sir/Madam, – Pilihan formal yang bisa digunakan jika kita tidak mengetahui nama penerima.
To Whom It May Concern, – Bentuk lain dari pembuka surat formal yang digunakan ketika surat ditujukan kepada pihak atau jabatan tanpa nama spesifik.
Dear Mr. Smith, – Formal dan digunakan ketika kita mengetahui nama penerima, tapi belum mengenal mereka secara pribadi.
Dear Jane, – Pilihan semi-formal yang cocok digunakan jika kita sudah mengenal penerima dengan baik.
Pilihan kalimat penutup juga harus memperhatikan kesan formalitas dan hubungan dengan penerima. Berikut beberapa contoh kalimat penutup yang bisa dipertimbangkan:
Yours sincerely, – Digunakan ketika surat dimulai dengan nama penerima, menunjukkan hubungan yang lebih dekat.
Yours faithfully, – Digunakan ketika surat dimulai dengan Dear Sir/Madam atau To Whom It May Concern, menandakan formalitas yang lebih tinggi.
Best regards, – Pilihan yang lebih santai namun tetap sopan, cocok untuk hubungan kerja yang lebih fleksibel.
Penggunaan frasa-frasa tersebut dapat membantu menyampaikan rasa hormat dan profesionalisme dalam berbagai konteks surat-menyurat dalam bahasa Inggris. Pastikan memilih kalimat yang paling sesuai dengan situasi dan hubungan Anda dengan penerima.
Tips Menulis Surat Bahasa Inggris yang Baik dan Benar
Menulis surat dalam bahasa Inggris memerlukan perhatian khusus pada tata bahasa dan gaya penulisan. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda menulis surat bahasa Inggris yang baik dan benar.
1. Tentukan tujuan surat: Pastikan Anda mengetahui tujuan surat tersebut. Apakah untuk keperluan bisnis, pribadi, atau formal? Menentukan tujuan akan membantu Anda dalam pemilihan kata dan tingkat formalitas yang tepat.
2. Gunakan format yang tepat: Surat bahasa Inggris biasanya memiliki format yang terstruktur. Mulailah dengan salutation atau sapaan, diikuti oleh isi surat, dan diakhiri dengan closing atau penutup. Penggunaan format yang tepat menunjukkan profesionalisme dan ketertiban.
3. Perhatikan tata bahasa dan kosakata: Gunakan tata bahasa yang benar serta pilih kosakata yang tepat sesuai konteks. Hindari penggunaan bahasa gaul atau slang yang tidak sesuai dengan konteks surat.
4. Jelaskan maksud dengan jelas: Pastikan pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan jelas oleh penerima surat. Hindari kalimat-kalimat yang bertele-tele dan langsung pada point utama.
5. Periksa kembali surat Anda: Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan, tata bahasa, ataupun informasi yang keliru. Surat yang bebas dari kesalahan menunjukkan perhatian pada detail yang baik.
Dengan memperhatikan tips di atas, Anda akan lebih mudah menulis surat bahasa Inggris yang baik dan benar. Selalu ingat bahwa kesan pertama dari sebuah surat dapat mempengaruhi pandangan penerima terhadap Anda.
