Kantor ini memerlukan banyak staf untuk menjalankan operasi sehari-hari dengan baik dan menangani aktivitas dan tugas rutin. Suatu organisasi dapat mempekerjakan satu atau lebih staf untuk mengelola tanggung jawab ini berdasarkan skala dan volume operasi. Seorang manajer kantor memberikan tanggung jawab kepada staf kantor berdasarkan kualifikasi, pengalaman, dan peran pekerjaan mereka .
Resepsionis
Resepsionis ini sendiri adalah salah satu anggota staf kantor yang bertanggung jawab penuh untuk bisa melakukan tugas-tugas administrasi di kantor, sebagian besar berkaitan dengan komunikasi. Karena mereka bekerja di kantor depan atau lobi kantor, mereka adalah titik kontak pertama bagi pelanggan, klien, atau siapa pun yang mengunjungi atau menelepon kantor. Mereka menjawab panggilan telepon , memberikan informasi yang relevan kepada penelepon atau mengarahkannya ke departemen terkait.
Mereka mencatat pesan-pesan dan menyampaikannya kepada eksekutif terkait. Mereka membuat izin akses pengunjung dan membantu menjaga keamanan kantor. Resepsionis juga mengirim dan menerima surat dan parsel resmi . Mereka mencatat korespondensi masuk dan keluar. Mereka menghubungi agen perjalanan resmi untuk mengatur akomodasi dan transportasi untuk perjalanan bisnis dari karyawan ini.
Para profesional ini juga akan segera mengawasi segala aktivitas rumah tangga untuk bisa memastikan bahwa mereka telah memelihara dan membersihkan tempat tersebut. Selain itu, mereka membantu staf kantor dalam hal mengatur acara resmi seperti rapat dewan, kampanye pemasaran, dan konferensi.
Asisten Administratif
Asisten administrasi akan membantu staf kantor dalam menyelesaikan tugasnya. Selain itu, asisten administrasi juga memiliki keterampilan komputer yang sangat baik dan akan membantu para karyawan dalam membuat spreadsheet, presentasi, dan dokumen. Mereka memperbarui database perusahaan dengan informasi terbaru dan rincian tentang adanya pelanggan, vendor, karyawan, dan kontak lainnya.
Asisten administrasi dapat mengoperasikan peralatan kantor seperti sistem komunikasi, mesin fotokopi, mesin faks, dan peralatan elektronik. Mereka melacak dan memperbarui lisensi, kontrak, langganan majalah, keanggotaan klub, lisensi perangkat lunak, dan perjanjian vendor. Asisten administrasi ini juga memerlukan keterampilan multitasking, organisasi dan teknis untuk unggul dalam pekerjaan mereka ini.
Staf
Kantor dapat mempekerjakan satu atau lebih juru tulis untuk membantu karyawan dan manajer lain. Staf mengetahui proses bisnis perusahaan dan penting untuk membuat dokumen, mengisi formulir, menyiapkan file, menyimpan dan mengambil dokumen. Mereka membantu menyiapkan dokumen seperti pemberitahuan dan memo, serta menyusun email individual dan massal untuk para pelanggan.
Staf memiliki keterampilan multitasking dan organisasi, dan manajer kantor dapat menugaskan mereka ke departemen berbeda yang membutuhkan sumber daya tambahan. Staf memiliki keterampilan teknis dan komputer yang cukup baik. Mereka dapat membantu karyawan lain dalam menyiapkan dokumen, spreadsheet, dan grafik. Selain itu, staf juga dapat memelihara sistem pengarsipan dokumen organisasi.
Manajer kantor
Manajer kantor mengawasi dan mengelola staf administrasi dan administrasi perusahaan. Tugas mereka adalah memastikan kelancaran fungsi kantor. Manajer kantor memerlukan keterampilan manajerial, keterampilan kepemimpinan, keterampilan interpersonal , keterampilan resolusi konflik, dan motivasi. Mempekerjakan dan memberhentikan staf administrasi dan administrasi, mendelegasikan tugas, mengawasi anggota staf kantor dan melakukan penilaian adalah tanggung jawab mereka yang lainnnya.
Manajer Akuntansi
Manajer akuntansi adalah staf kantor yang mengawasi operasi departemen akuntansi dan menetapkan prinsip dan praktik akuntansi. Mereka mengawasi hutang dan piutang bulanan untuk memastikan arus kas yang stabil bagi perusahaan. Para profesional ini dapat mengelola tim asisten manajer akuntansi, akuntan, dan eksekutif penggajian. Mereka mendelegasikan dan mendistribusikan berbagai aktivitas kepada anggota tim mereka untuk melacak, mencatat, dan melaporkan transaksi keuangan perusahaan.
Selain mengurus operasi keuangan internal dalam perusahaan, manajer akuntansi bekerja dengan auditor internal dan eksternal untuk audit keuangan tahunan. Mereka berkoordinasi dengan bank dan jasa keuangan untuk fasilitas kredit atau cerukan dan memastikan perusahaan melakukan pembayaran kembali pinjaman tepat waktu. Mereka juga senantiasa berinteraksi dengan manajemen untuk bisa mendiskusikan posisi arus kas, menentukan anggaran, dan menganalisis laporan keuangan bulanan ini.
Akuntan
Seorang akuntan membantu manajer akuntansi dalam pembukuan sehari-hari, memverifikasi tagihan dan faktur, menyiapkan cek bank, dan melacak rincian keuangan. Mereka menyiapkan laporan data keuangan harian dan mingguan dan menyampaikannya kepada manajer akuntansi untuk pembayaran dan pengumpulan. Akuntan membaca dengan teliti laporan bank, berinteraksi dengan pegawai bank, memantau uang tunai, memeriksa dan transaksi online serta menyiapkan laporan rekonsiliasi berkala.
Mereka memastikan departemen dalam suatu organisasi menyerahkan tagihan dan dokumen lain untuk penggantian dan klaim. Akuntan juga menyiapkan dokumen perpajakan dan laporan keuangan bulanan. Mereka bekerja dengan manajer akuntansi untuk mempersiapkan dan meninjau anggaran bulanan. Jika kantor tidak mempekerjakan eksekutif penggajian, akuntan juga ini perlu menyiapkan data penggajian, memperkirakan anggaran, dan memproses penggajian setelah mendapat persetujuan dari manajernya.
Demikian ulasan tentang Peran dan Tanggung Jawab Staf Administratif dalam Kelancaran Operasi Kantor seperti yang dikutip laman napalbajibbq.com, semoga bermanfaat.
